Cuenta de cobro: Formato en WORD para descargar

Se le conoce como cuenta de cobro al documento de base legal el cual ha ido tomando bastante popularidad en el territorio Colombia, puesto que desde hace tiempo se ha utilizado con diferentes fines. Por tal motivo, es que en esta ocasión te traemos algunas de las características más importantes que se deben tener en cuenta al momento de querer realizar una.

No obstante, antes de comenzar a describir cada uno de los factores que se deben analizar y los pasos para la elaboración de la misma, se deben exponer algunos conceptos básicos sobre qué es realmente y cuáles son sus usos respectivamente. Ya que así como hay personas que han incrementado su uso, hay quienes aun en plena actualidad no sabían de su existencia.

Por otro lado, una manera mucho más sencilla de saber más sobre esta cuenta de cobro, es si la persona se encuentra suscrita a un régimen simplificado del impuesto de IVA, es decir, para aquellos que no deben cobrar IVA. Para este tipo de circunstancias el documento de cuenta de cobro es el ideal para utilizar. Sin más preámbulos comencemos.

¿A qué se le conoce como cuenta de cobro?

Primeramente, es importante saber a que cuando nos referimos a una cuenta de cobro, básicamente estamos haciendo referencia al tipo de documentación que es emitida por una persona para dirigirse de esta forma a una entidad u otra persona.

Pero ¿qué objetivo lleva una cuenta de cobro?, esto es bastante sencillo puesto que simplemente la misma busca solicitar el pago ya sea de un valor adeudado por el realizado de un trabajo o servicio que se hizo con fines comerciales. Es por tal motivo que resulta tan eficaz la utilización de este tipo de documentos en ámbitos legales.

Ahora es importante considerar que este tipo de documento es válido y tiene un fuerte peso ante la ley siempre y cuando no sea dirigida hacia el DIAN, ya que si no será simplemente omitida.

Es por tal motivo que en los casos en los que los ciudadanos no están en la obligación de tener que facturar y tenga el documento, la persona que se encarga de recibir deberá realizar de manera adicional otro oficio que haga una especie de equivalencia.

¿Qué tipo de información es la que debe posee una cuenta de cobro?

Así como cualquier otro documento de peso legal, la cuenta de cobro es uno que si no se redacta de manera correcta puede que no llegue a generar el impacto que las personas desean que este tenga. Por ende, si deseas que el mismo quede bien redactado se deben considerar una serie de características para incluir en el mismo. Algunas de estas son las siguientes que te mencionamos a continuación:

• Dato 1: este debe llevar ya sea la razón social o el nombre, y además deberá incluir el NIT del ciudadano o vendedor que se encarga de prestar el servicio que ira descrito en el documento.
• Dato 2: se debe incluir el número de la secuencia de la venta que se haya realizado respectivamente.
• Dato 3: este es uno de los más importantes que se deben colocar, y es que se trata de la fecha en la que se realiza la cuenta de cobro. Ya que de allí parte el periodo de vigencia o antigüedad que tiene la misma.
• Dato 4: se debe colocar toda la información correspondiente a los bienes que hayan sido comercializados o a los servicios implementados. Es importante destacar que en este punto se puede realizar una especie de descripción específica o general, todo dependerá básicamente de los intereses que tenga el individuo.
• Dato 5: se deben incluir todos los costos de transacciones que se hayan realizado durante el proceso, esto permitirá que hayan más bases a la hora de tener que presentar el documento.

Por otro lado, es importante destacar que hasta hoy en día no existe ninguna especie de formato preestablecido para la elaboración de este tipo de documentos, puesto que todos tienen una especie de enfoque diferente, se irán estructurando a medida que estos se vayan desarrollando.

Desde aquí puedes descargar un formato o modelo de cuenta de cobro para descargar y editar en Microsoft Word o tu editor de texto preferido. El mismo puede ser además modificado según tus necesidades.

Además de que la información al ser resumida esencialmente puede ir tomando una forma un poco diferente. También se debe mencionar que el orden en el cual se presenta también varia puesto que dependiendo de cuál sea la solicitud algunos puntos deberán expresarse antes que otros para que la síntesis de la información sea la indicada.

¿Cómo puedes realizar correctamente una cuenta de cobro?

Ahora que ya tienes conocimiento sobre cada una de las características informativas que la misma debe llevar, te comentaremos algunos de los factores que se deben considerar para que la elaboración de dicho documento sea la indicada. De esta forma, evitarás realizarlo mal o incluso elaborar una estructura que no se adapte a tu solicitud.

–        Debe llevar una secuencia

A pesar de que no se trata de una medida o condición que los clientes exijan si o si, la verdad es que esta permite que el control sea mucho más preciso y que además el documento tenga una mejor claridad al momento de querer expresar cada una de las ideas sobre la prestación de los servicios.

–        Debe detallar las diferentes formas de pago

Las formas de pago siempre han jugado un papel fundamental en la elaboración o desarrollo de las cuentas de cobro. Debido a que las cuentas de los bancos a las cuales se les dirigen el dinero siempre estipulan una fecha topa para los pagos, por ende el mismo se debe efectuar durante el día 15 y 45 desde el momento en que se realizo el servicio.

–        Debe especificar específicamente todos los servicios y productos hayan sido entregados

Este probablemente sea uno de los puntos que mayor importancia tiene ya que para que los clientes puedan tener conocimiento preciso hacer del valor del pago de cada uno de los servicios o productos que se presentan en la deuda, es importante dar una breve descripción sobre los mismos.

De esta manera, se logran dos cosas: la primera de ella es evitar que los clientes se puedan quejar en el seguro y la segunda es que estos vayan a solicitar servicios extras los cuales no estás dispuesto a entregar.

–        Aprovecha de incluir los valores adicionales que el cliente deba

Aprovechando que se puede realizar un cobro sobre cada uno de los servicios y productos que el cliente deba, se deben incluir todo lo que el mismo tenga pendiente, ya que una vez que se haya completado la documentación de este va hacer muy difícil que el cliente responda.

–        Saca una copia del RUT para presentarla junto a la cuenta de cobro que estas realizando

Es fundamental que al momento que se vaya a entregar la cuenta de cobro, esta se haga simultáneamente con la copia del RUT. Probablemente te estés preguntando ¿en donde puedes descargar tu RUT?, esto es bastante sencillo ya que solamente necesitarás ingresar en la web oficial del DIAN y realizar el trámite respectivo para ello. Lo mejor de todo es que es un proceso bastante sencillo y es completamente gratuito.

¿Para qué se utiliza? Bueno es bastante sencillo, básicamente se implementa para todos aquellos casos en los cuales los clientes desean realizar una retención de las fuentes. Con la ayuda de la copia del RUT podrás evitar que este haga eso y así prevenir que se pueda realizar una retención, lo cual puede ser bastante perjudicial para ti.

Sustenta tu cuenta de cobro legalmente

Aunque muchas personas suelen hacer de manera correcta una cuenta de cobro, estas suelen cometer un grave error, el cual es no sustentar sus documentos por medio de un apoyo legal, lo cual les quita peso o valor a sus solicitudes.

Para evitar que esto suceda debes saber que una de las bases que permitirá que tu documentación de cuenta de cobro tenga mayor peso es que acompañes el mismo en conjunto con una factura, ya que este actúa como un soporte.

De igual manera, se recomiendan que se incluyan todos los sustentos legales de la ley para que la factura sea una herramienta clave durante la solicitud. Todas estas normativas las puedes encontrar en el estatuto tributario justamente en el artículo 771 de la ley colombiana.

Por otro lado, otro de los documentos que permite que la cuenta de cobro tenga mayor sustento legal es el RUT. Puesto que el mismo siempre funcionará como un documento apoyo para la persona que se encuentra prestando el servicio.

También hay que hacer mención de que este tipo de formalidades solamente se recomiendan utilizar cuando la persona que opta por el servicio, es decir el cliente, es el único responsable del IVA, ya que si este demuestra lo contrario entonces no existirá ninguna obligación que responsabilice a dicha persona para realizar el documento equivalente.

Finalmente, se debe buscar que todas aquellas personas que reciban las cuentas de cobro elaboren un documento equivalente lo más pronto posible, ya que de esta forma se reconoce la obligación que se tiene frente a la persona que ha emitido la cuenta de cobro.