Una de las cosas que deben hacer todos los trabajadores que trabajan de forma dependiente en el país de Colombia es la declaración de renta, para la cual se necesita contar con varios documentos que son solicitados para ello.
Uno de estos requisitos, el cual forma uno de los principales lugares de importancia es el certificado de todos los ingresos y retenciones. Dicho documento es emitido con el fin de diagnosticar cierto periodo de ejercicio fiscal.
En el caso de que nos encontremos en la posición de trabajadores debemos saber que las empresas son las responsables de realizar un respectivo análisis sobre cada una de las retenciones y los pagos así como también es importante destacar que la compañía es la única que tiene el peso y la autoridad para poder expedirlo.
Un certificado de ingreso y retención, el cual también es conocido por la abreviatura de sus iníciales CIR especifica cada uno de los pagos y retenciones que se le realizan a los trabajadores de una empresa determinada. Por medio de este, se puede hacer una especie de declaración del impuesto sobre la renta.
El gobierno colombiano expresa que es sumamente importante que una empresa emita sus certificados de ingresos y retenciones, ya que de esta forma la seguridad fiscal del país se encuentra respaldada y se favorece al cuidado del orden económico público de la nación.
De igual manera, se debe resaltar que no solamente le corresponde a los trabajadores de tipo formal la realización de uno de estos formularios, sino que también es un deber que tienen hacia los pensionados.
Para todas aquellas personas que se encuentran en condición de trabajadores activos en una empresa o en condición de pensionados, toda esta información que suministraremos en este artículo es de gran relevancia. Debido a que el certificado de ingresos y retención es fundamental para varias gestiones. Por ende, te recomendamos continuar leyendo este artículo…
¿Qué es un certificado de ingreso y retención?
Básicamente, se trata de una tipo de documento legal el cual contiene información referente a los pagos y descuentos que se hayan realizado. Cada uno de los datos que se encuentren plasmados corresponde al ejercicio de la actividad fiscal anterior. De igual manera, se debe saber que el verdadero nombre de este documento es el siguiente: carta de certificación de ingreso y retención para las personas naturales en condición de empleados + “el año del periodo correspondiente al mismo”.
Es decir, si te encuentras en el 2020, entonces corresponderá desde el 1 de enero del 2019 hasta el 31 de diciembre del 2019. En otras palabras, a todo el año anterior al que te encuentras actualmente.
Actualmente, en Colombia cuenta con un total de 74 renglones los cuales deben ser diligenciados en su totalidad, tanto por el empleado como por el empleador. Es importante saber que los pagos y retenciones reflejados representan técnicamente la relación laboral entre ambas partas.
Por otro lado, este documento es uno de los compromisos fundamentales que tiene una empresa con los empleados, así como también es de carácter obligatorio que el mismo sea entregado directamente desde el empleador a cada uno de los trabajadores.
Uno de los usos del certificado de ingreso y retención es sustentar información importante para que las personas puedan tramitar de manera correcta el pago del impuesto sobre la renta.
También es importante saber que la acción de solicitar un certificado de ingreso y retención a una compañía se debe hacer en cada una de las empresas que la persona haya laborado (esto para el caso de las personas que han trabajado en más de una institución durante un lapso menor a 360 días).
De igual forma, se destaca que solamente existe un formato para el diseño o elaboración de este documento, y se debe saber que el mismo se encuentra cargado en el sistema del DIAN en su página web online. Se puede conseguir por el nombre de MUISCA. Dicho modelo solamente sirve para certificaciones de ingresos y servicios y su descarga es completamente gratuita.
¿Para qué se utiliza un certificado de ingreso y retención?
Realmente este es uno de los documentos más importantes para todos los trabajadores que se encuentran dentro del territorio colombiano ya que el objetivo del mismo es poder especificar y controlar cada una de las rentas de trabajo durante el periodo de un año.
La finalidad que tiene este documento es detallar específicamente cada uno de los pagos que ha realizado el empleador a cada uno los empleados respectivamente, permitiendo así dar fe de la reprocesad laboral que este ha tenido. Cabe destacar, que el mismo posee la suma de la cantidad que se paga de seguro social y además la referida retención.
¿Quién se encarga de expedir este documento?
Una de las cosas que se debe saber con respecto al certificado de ingresos y retenciones, es que el mismo no es entregado por un organismo anexo a la compañía donde se labora e incluso por otra persona en cargo de trabajador.
Este debe ser suministrado únicamente por el encargado de la compañía, en este caso sería el empleador. Por lo cual, es sustancial dirigirnos hacia el cuándo necesitamos que nos entreguen uno. Y la respuesta siempre será positiva ya que es una responsabilidad de ellos entregárselo a los empleados.
¿Cómo se saca un certificado de ingreso y retención?
A pesar de que existe un formato ya establecido sobre cómo debe ser la carta de certificación de ingresos y retenciones, es tarea de los empleadores generarla y ponerla a disposición de los trabajadores para que estos la puedan solicitar cuando lo deseen.
En la gran mayoría de los casos, las compañías hoy en día cuentan con páginas web por internet, así que estas se encuentran disponibles allí. No obstante, en caso de que no se encuentre libre allí, la puedes solicitar por medio de la dirección de los recursos humanos, quienes tienen la responsabilidad de mantener el formulario listo.
No obstante, si trabajas para una empresa pública lo más probable es que te manden a descargarlo desde la página web y si te estabas dando dolores de cabezas porque no sabes como descargarlo, no te preocupes, ya que los pasos son los mismos para casi todas las empresas. Y para que no tengas inconvenientes te los mencionamos a continuación:
- Paso 1: lo primero que debes hacer es ingresar a la página web de la empresa pública a la que laboras, para ello ingresa desde un ordenador a un navegador de confianza, luego procederás a escribir el nombre de la compañía en la que trabajas y buscarás, finalmente ingresarás en la web oficial.
Importante: En el caso que la empresa empleadora no tenga servicio en línea se puede descargar el certificado en blanco desde aquí y entregar al empleador para ser completado.
- Paso 2: esperarás que cargue la web y buscarás la sección de pagos y servicios, hay algunas webs que tienen una opción directa que exprese certificado de ingreso y retención, pero usualmente es por pasos como te lo estamos indicando.
- Paso 3: una vez que entras en la sección de pagos y servicios vas a encontrar otra que se llama “servicio de tesorería”, deberás pulsar clic sobre la misma y allí te aparece “carta de certificación de descuentos y retenciones”.
- Paso 4: en este paso ya has realizado los pasos más complicados, básicamente ahora lo que te resta es continuar los pasos que te arroja el mismo sistema. Una vez que hayas seleccionado carta de certificación de descuentos y retenciones podrás ver una opción que diga “generación de certificado”.
- Paso 5: para la generación del mismo es necesario que se respondan algunas preguntas de seguridad, e incluso en algunos casos es necesario que se inicie sesión en el sistema (por lo cual es importante que sepas si debes crear una cuenta previamente).
- Paso 6: otro de los datos que se deben ingresar para proceder a la generación de este documento es la marcación del periodo que se desea evaluar, usualmente se marca la fecha inicial y la final. De igual forma, se destaca que se establecen los descuentos y retenciones de dicho periodo.
- Paso 7: deberás seleccionar que tipo de reporte es el que deseas, ya que hay uno que tiene información más detallada, o deseas el que tiene toda la información consolidada nada más.
- Paso 8: deberás esperar a que el certificado se genere mediante el mismo sistema y una vez que el documento te abra, podrás seleccionar la opción de guardado, de esta manera el archivo se almacena en el ordenador en formato PDF para que no pueda ser modificado.
- Paso 9: para imprimirlo solamente debes ingresar en la carpeta de descargas del ordenador, en caso que lo hayas hecho desde una computadora, abrirlo y luego seleccionar la opción de imprimir.
Es importante destacar que hay empresas en las que los certificados se descargan como fiduciarias, los cuales aplican mayoritariamente para los docentes, quienes están subscritos en una fiducia de la previsora. Por otro lado, la generación y descarga del mismo debe ser un proceso completamente gratuito ya que es una obligación legal de la empresa.